AVG in werking op 25 mei 2018
Op 25
mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensverwerking in werking (de AVG).
De AVG, of GDPR in het Engels, heeft vanaf dat moment kracht van wet in alle
lidstaten van de Europese Unie. De AVG heeft verstrekkende gevolgen voor alle
organisaties die werken met persoonsgegevens, zoals namen, woon- en
e-mailadressen. Dus ook Poncius Academy houdt zich aan de regels van de
AVG.
Verkrijging van mailadressen
Poncius
Academy werkt met een mailbestand van mailadressen die zijn verkregen bij
inschrijving. Dit mailadres wordt gebruikt voor het toezenden van
cursusinformatie. Daarnaast heeft de deelnemer de keuze gehad bij inschrijving
of deze wel / niet een nieuwsbrief wil ontvangen.
Delen van (mail) adressen met derden
Bij de cursussen werken we met diverse
docenten. Deze docenten ontvangen (mits geen bezwaar) de mailadressen van de
deelnemers. Aan deelnemers wordt aan de start van de cursus gevraagd of er
bezwaren zijn tegen het delen van deze gegevens en kunnen bezwaar maken (per
e-mail of mondeling in de les) zodat hun gegevens niet gedeeld worden.
Verkrijging van woon-/bedrijf- adressen + beheer
Bij
inschrijving voor een cursus/opleiding/workshop hebben wij factuurgegevens
nodig, waaronder een adres. Deze adressen gebruiken wij enkel en alleen voor
het vermelden op de factuur. Wij versturen geen fysieke mailingen. Ook de
factuur wordt digitaal verstuurd. Uitzonderingen; aanmaningen bij niet
betalen. Deze gegevens worden online opgeslagen in ons boekhoudpakket en zijn
enkel toegankelijk door de eigenaar, boekhouding (in dienst) en accountant
(extern) door het gebruik van een gepersonaliseerd wachtwoord. Adressen worden
niet in geprintte vorm bewaard.
Beheer van adressen
De
(e-mail-) adressen van leden en geïnteresseerden worden bijgehouden in een
online adressenbestand (Google). De wijze waarop Google gegevens bewaart valt
onder de Privacy Shield overeenkomst tussen de EU en de VS. Poncius Academy
vertrouwt erop dat die regels nauwgezet door Google worden nageleefd. Ten
behoeve van het verzenden van de nieuwsbrief zijn de e-mailgegevens overgenomen
in een bestand. Poncius Academy maakt gebruik van een programma om
nieuwsbrieven te versturen, omdat de verzending van e-mails aan zeer strenge EU
en nationale regels is gebonden. Op deze manier zijn wij er zeker van dat
nieuwsbrieven op de juiste manier worden verzonden en de adresgegevens op de
juiste manier worden verwerkt en uitschrijven automatisch mogelijk is. Binnen Poncius
Academy hebben alleen de eigenaren van de organisatie, personeel, en degenen
die zich bezighouden met het versturen van de nieuwsbrief (marketing) toegang
tot de (e-mail-) gegevens door middel van een inlog met wachtwoord. Nieuwe
adressen worden verkregen door aan te melden per e-mail of door de check box bij
inschrijving van de cursus/opleiding aan te vinken. Uitschrijven is te
allen tijde mogelijk door de Unsubscribe onderaan de nieuwsbrief.
Inzagerecht
Personen waarvan de (e-mail-) gegevens door Poncius
Academy worden bewaard hebben verschillende rechten, zoals het recht op inzage,
op wijziging of op vernietiging (na enige tijd). Daar tegenover staan de
rechten van Poncius Academy om (email-) gegevens een tijdlang te mogen bewaren,
bijvoorbeeld lesmaterialen na te zenden (digitaal), facturen te innen, of in
geval van e-mail nieuwsbrieven te versturen. Wanneer u meer wilt weten over de
manier waarop Poncius Academy (e-mail-) gegevens bewaard, of wanneer u gebruik
wilt maken van uw rechten, dan kunt u zich wenden tot de organisatie via: info@poncius.nl
